請求書代行サービスは、請求書の作成と発行をするだけでなく、封入から送付までを依頼することもできます。小規模な事業所や経営者が個人で営業している所では、請求書に手間取り、他の仕事が回らないことがあります。請求書代行サービスを利用すれば、請求書の初作業にかかる時間を、大事な業務や急な仕事に割くことができます。請求書代行サービスを利用するには、色々な方法があります。
日常使っている会計ソフトや売上台帳のソフトから、売掛金のデータを抽出したり、指定されたファイル形式でデータを保存したりして業者に送信し、作成から送付までを依頼することができます。既存のソフトを使えるので便利ですし、操作に慣れているので、安心して使えます。また、データが自社側にあるので、バックアップを取っておけます。上記のように、各種ソフトのデータを利用することもできますが、会計ソフトや表計算、データベースソフトを使用していなかったり、使い方に慣れていない場合は、クラウドサービスに対応している請求書代行業者に依頼すると良いでしょう。
インターネットに接続できる状態であれば、パソコンやスマートフォンからでも操作できます。ブラウザを使って業者のサイトに登録後、金額等の必要事項を入力するだけで済みます。ソフトを揃えなくても使えるので、初期費用もかかりませんし、経理に詳しくなくても、画面上で帳票の形になっているので、項目にそのまま入力するだけで分かりやすいです。バックアップもサイト上ででき、心配ありません。
いずれの場合もインターネットを利用するので、セキュリティ対策に力を入れておく必要があります。代行業者が暗号化していたり、認証を取得している場合は安心して依頼することができます。ただし、依頼する側でもパスワードの漏れを防いだり、最新のセキュリティソフトを使用し、更新業務を怠らない等の努力も必要です。