企業にとって必ず必要となる事務作業に請求書の発行があります。しかしこの作業も件数が多かったり、作業する人員が足りないなどの場合には負担がかなり大きくなってしまいます。その際は請求書代行サービスの利用を検討してみることも良いと思います。請求書代行とは依頼企業より請求書データを代行会社に送ると、その後の請求書発送までの全ての作業をしてもらえるというサービスです。
請求書の印刷、封入、発送さらにはチラシを同封することも可能です。請求書やチラシは折ってから封筒に入れますので、発行枚数が多くなりますと自社で行う作業負担はかなり大きくなります。それによって残業代などの経費負担が増加したり他の業務に支障を来たしてしまいますと、利益を圧迫し兼ねません。請求書代行サービスを利用することにより社内の負担を軽減できて業務の効率化が図れます。
請求書代行業者では依頼企業からの請求書データをそのまま印刷データとして利用しますので、送付先ごとに文言を変えることも可能です。また高いセキュリティ機能を備えた専用回線を使用している代行業者もありますので、大切なデータを洩らしてしまう心配もありません。請求書作成後に依頼企業による承認をしてから発送となりますので、最終確認で万が一の請求データの誤りを防ぐことも出来ます。請求書の発送が完了すれば、請求書の自社の控えはPDFなどのデータで保存されますので、大量の請求書の控えをファイリングする手間も必要ありません。
普段当たり前のように自社でしている請求書の発行作業ですが、作業時間と人件費負担を考えると請求書代行サービスの利用の検討も必要です。